对于纸质档案利用专业扫描仪转换成可储存在电脑上或刻成光盘，便于保存及查阅的，称之为档案数字化。进行档案数字化步骤有：整理一次校对、扫描、扫描件校对、装订、目录数据录入及修改、挂接。

　　一、整理因为在之前的档案数字化都是需要拆卷进行扫描，现在的非接触式扫描仪省去了拆卷装订的环节，直接进行扫描就可以，方便多了，例如赛数系列的档案、图书扫描仪都是通过不拆卷的方式进行扫描，扫描速度只需要快，大大提高了工作效率。

　　
       在扫描之前，对需扫描的档案进行整理，整理时有以下环节应注意：

　　
      在整理档案时，常会发现有档案破损、正文与复印件如何区分等情况，为了方便扫描，破损情况严重的档案需进行托裱。复印件档案需在该份文件的首页右上角加盖蓝色“F”字样，以便在查找利用时区分正文件与复印件。

　　
       二、一次校对

　　为了减轻后续工作的工作量，提高扫描速度，将整理后的档案以50%进行抽查，抽查档案是否达到上述整理要求所涉及到的内容。

　　
      三、扫描

　　档案数字化的关键一步就是通过扫描将纸质档案转变为电子档案，在扫描过程中应注意：扫描方式、命名。

　　
      四、扫描件校对

　　对扫描过程中出现歪斜、黑边、命名错误、扫描格式错误、多扫、漏扫、扫描质量模糊等问题要进行改正。

　　
      五、目录数据录入及修改

　　数据录入包含按照现行档案管理标准规定的档案卷内目录和案卷目录以及实行归档改革后形成的档案目录。

　　采用归档改革以前的方法整理录入(即卷内文件目录和案卷目录管理) 。

　　
     六、挂接

　　
     为了方便客户能轻松简便的查阅、打印及检索利用档案，我们会将纸质档案已扫描完成转变为电子档案的数据与相对应的条目数据进行连接，挂接完成后的电子文件我们确保纸质清晰、查阅及检索利用的正确率不超过3‰