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武汉档案整理公司分享会计档案的分类整理方法



(一)会计档案的分类
各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。会计档案按其形成特点和形式,采用形式(名称)——年度分类法。按形式(名称)分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他四类,每个类别再按年度分开。
 
(二)整理立卷
1.会计凭证
将记账凭证连同所附原始凭证、凭证汇总表,按照编号顺序,去掉金属物,选取适当厚度(一般不超过2厘米)为一册,加上封面封底,装订成册。
装订时,以上边和左边整齐为准,右边和下边要求折叠整齐,用棉线在左上角装订,并用纸包封装订角,由会计机构负责人、立卷人加盖骑缝章。
一册为一卷。会计凭证案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、年度、月份,本月共几册、本册是第几册,记账凭证的起讫编号、张数,保管期限,档号,并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。
对于数量过多的原始凭证,如收、发料单等,可以按上述要求单独装订成册,加上封面封底,并在封面注明记账凭证日期、编号,存放在其他类会计档案中,同时在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。
 
2.会计账簿
会计账簿的整理立卷比较简单,这是由于会计账簿在形成时,一般都有固定的格式和明确的分类,所以在年终结账、决算后稍加整理,一本账簿就可以成为一个案卷。
 
 
3.财务报告
月度、季度、年度财务报告应分别装订立卷,一本为一卷。
决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告后一起装订,卷内须逐页顺序编写页码。
财务报告案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、报表名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号,并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。
 
4.其他类会计档案的整理立卷
各单位会计机构、会计人员对其他类会计档案要认真收集、审查、核对,并分别进行整理立卷。会计移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册应单独装订立卷,单独编制卷号。
会计档案案卷后应附备考表。卷内若有需要说明的情况和问题,可在备考表上说明。
各单位应将整理立卷的会计档案分别装入卷盒(视其厚度,一个盒子可装一卷或数卷),卷盒形式要统一、整齐、美观。
 
(三)排列
会计档案案卷的排列可采取年度——类别,或类别——年度,然后按保管期限长短排列。期限长的排在前头,期限短的排在后头。
 
(四)会计档案的编目与编号
1.会计档案的立卷编目
(1)拟制案卷题名
各类案卷一般都应当拟制有规范的题名,以便为日后查找和利用提供一个基本的检索标识。

(2)填写卷内目录
除了订本账、会计凭证外,其他会计档案的案卷均应填写卷内目录。卷内目录应用于长久和长期(保存年限在15年以上者)保管的案卷,按照格式用耐久或比较耐久的书写字迹材料书写或打印。

(3)案卷封面其他项目的编目
①立卷部门。应填写具体的内部机构的名称。
②类别。应填写会计报表、会计账簿、会计凭证等不同的类别名称。
③起止时间。应填写会计记录或会计文件的最早和最晚形成时间。
④档案号。应填写全宗号+目录号+卷号或册号或者年度号+分类号+案卷号或册号等。

(4)备考表的编目
除了订本账和会计凭证组成的案卷外,其他案卷一般均应加入备考表。备考表的内容一般包括以下两个方面:
①本卷需要说明的情况。归档前的情况:如页数、价值、保管情况、相关文件的档案号等。归档后的情况:如鉴定后卷内文件的变更情况、保管状况(字迹状况、载体状况等)。另外,案卷中文件的缺损、补充及移出等需要说明的情况,也可以写入备考表。
②本单位财务负责人、立卷人或经办会计人员的签章。

(5)卷脊的编目
案卷卷脊的编目项目一般包括:全宗号、目录号、册号、类别、保管期限、凭证号等。(武汉档案整理公司--武汉会计档案整理)

2.会计档案的编号
会计档案数量庞大,保管期限多样,利用频繁。为了最后固定会计档案案卷分类排列的物理顺序和空间位置,并为会计档案的统计、保管和查找利用创造条件,我们必须对所有的会计档案案卷进行编号。因此,在案卷的排列编号上要尽量适应本单位会计档案形成的特点。
即按会计报表、会计账簿、会计凭证和其它会计档案四大类中,由于受保管期限不一、载体大小不一的制约,分别从1号逐年流水编号。(武汉档案整理公司--武汉会计档案整理)
 

3.案卷目录
《会计档案管理办法》规定:当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由本单位财务部门保管一年,期满之后,原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。其中所谓的“编造清册”,是指编制案卷目录。(武汉档案整理公司--武汉会计档案整理)
 
会计档案案卷目录,是以案卷为单位进行登记编制的,记录和反映案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。它是一种传统的手工管理性检索工具,又称“案卷名册”。(武汉档案整理公司--武汉会计档案整理)

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