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湖北谨实集团浅谈工程档案组卷要求及排列要求


一、组卷要求及方法:
 
  1.组卷要遵循工程文件的自然形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理;便于档案利用和保管。按照工程档案《火电企业档案分类表(6-9大类)》分类组卷。
 
  2.工程管理性会议文件如:工程会议纪要、现场办公会会议,根据文件的数量(装订或不装订组卷,每卷的页数不超过200页)进行组卷。
 
  3.工程监理、质监、调试、生产准备及试生产文件可按文种或专业进行组卷,组卷时要注意文件的闭环。
 
  4.工程简报、月报等根据文件的数量,按年度组成一卷,或数期一卷,案卷题名一定要写明**年**期**工程简报或月报。
 
  5.引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。
 
  6.与施工图有关的设计更改、现场洽商和材料变更单等文件材料单独组卷。在填写卷内文件目录时,以“图号”作为“文件编号”。对于一些生产辅助或生活区建筑(如:生产办公楼、职工宿舍等)可与竣工文件编在一起。
 
  7.工程施工技术文件按单位工程的专业、阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按项目整理;竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组卷;管理性文件按问题结合时间、责任者等因素组卷。
 
  8.案卷内所有反映问题的文件材料的份数以及每份文件的页数均应齐全完整,文件不重份。同一卷内有不同保管期限的文件,该卷保管期限从长。


 
二、卷内文件材料的排列要求
 
  1.卷内文件材料一般按问题重要程度、相互间的因果关系,再结合责任者或时间顺序排列。如:试验报告有水泥的、钢材的等,应将水泥的放在一起,钢材的放在一起;又如:钢材又分10厘米的、12厘米的,则将同型号的放在一起。一定要考虑内容。
 
  2.密不可分的文件,要依序排列在一起。一般结论(批复)性文件在前,依据(请示)性文件在后;正件在前,附件在后;文字在前,图样在后;有译文的外文资料译文在前,原文在后。
 
  3.工程技术文件按管理、依据、施工安装记录、检测实验、评定、证明排列。
 
  4.设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。
 
  5.竣工图按专业、图号排列。
 


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