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湖北谨实浅谈电子信息技术与企业档案管理

一、企业信息集成系统下的档案工作
现代企业的社会化大生产逐步由过去的劳动密集型走向自动化、程序化。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面。计算机进行产品的辅助设计(CAD)、辅助制造(CAM)和辅助数控编程(CAPP),计算机参与企业管理系统的制作文件、统计和数据处理,进而发展到把集合3C的产品数据管理系统(PDM)与有关人、财、物、产、供、销的管理信息系统(MIS)和制造资源计划系统(MRP)等组合在一起的企业信息集成系统。
 
置身于企业信息集成系统中,企业档案工作者将发现企业档案发生了巨大变化。
 
首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后,适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业各项管理活动中,电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸,而其中许多又要承袭老产品的大部分成果,因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力,保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。
 
其次是企业档案的分类变化。旧有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同,但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况,分类也将更详细、更科学、更规范。
 
此外,在企业档案接收和保管上也有所改变。以往的企业档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收做为对其企业档案的监督、指导和接收就显得有些滞后了。“在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用”。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去,则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。的确,无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本企业的《电子文件管理办法》,提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。例如在计算机辅助设计过程中,要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息,要在不同的版本上注明当前的有效资料,以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台,要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性,掌握电子档案信息的收集、管理。
 
此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具,更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。
 
为企业活动提供利用档案信息亦发生了转变。掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求。重要的是要在企业信息集成系统中及时掌握企业的产品信息及开发过程。一切以企业生产建设为中心,找准档案工作为企业服务的切入点。做到把正确的信息,在正确的时间,以正确的方式,传递给正确的对象。要达到这样高层次的档案信息处理要求,档案工作者绝不可是思想守旧、图安逸、躲清静者;档案工作也绝不是仅靠几种目录、几间库房就可包容的。

二、电子商务活动中的档案工作.
何为“电子商务”呢?电子商务即通过电子手段完成整个商品贸易活动的过程。也就是通过网络来实现从原材料的查询、采购、产品的展示、定购,到出品储运以及电子支付等一系列贸易活动。电子商务强调的是在网络计算机环境下,把买家、卖家、厂商和合作伙伴在因特网(Intemet)、企业肉部网、和企业外部网结合起来的应用。电子商务的核心内容是信息的互相沟通和交流。
 
伴随着企业电子商务时代的到来,企业档案管理也伴随着企业信息资源的交流和互换进入到社会信息网络的新天地。企业档案工作者对电子档案的来源与形成的关注由原来的企业内部网而扩展到地区、国内及至国际范围内的整个网络。在这一新的网络环境下,档案人员除了继续做好企业档案信息资源的收集和保管,更多的要了解企业需求,扩大服务内容。一方面配合现代企业的营销手段,档案人员应同企业领导及专业人员一道,建立企业信息资料库,选取最能体现企业优势、树立企业良好形象的信息资源上网,宣传自己和展示自己。吸引客户和占领市场;另一方面从网上获取有效信息为企业领导经营决策、为企业生产建设发展提供服务,主动的、全过程地提供产、供、销、科技、质量、资金、政策等多层次的信息,建立起一套科学的、多功能的、高效的、灵活的紧盯市场的企业档案信息管理体系。这的确给企业档案工作者提出又一次挑战。


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