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文书档案的整理工作内容、原则、方法、步骤

一.文书档案整理工作的内容和原则
1.整理工作的内容 
通常分为系统化和基本编目两个部分.系统化指档案的分类案卷的排列和档号的编制;基本编目指编制案卷目录 
2.整理工作的原则
a.充分利用原有的整理基础. 
b.保持文件之间的历史联系.    
c.便于保管和利用.
二.文书档案整理工作的方法和步骤
方法:组卷整理法  鉴定——分类——组卷——卷内文件排列——卷内文件编号——抄写卷内目录——填写卷内备考表——填写案卷封面——案卷装订——案卷排列及编号——编制档案检索工作归档文件整理法   鉴定——分类——装订——文件排列——加盖归档文件章——文件编号——填写归档文件目录——文件装盒——填盒内备考表
1.区分全宗
a.全宗的概念
一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体、是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
b.立档单位的概念和构成条件
概念:立档单位又称“全宗工程者”,指形成全宗的机关、团体、企事业单位或人物。
构成条件:
① 在行政上具有独立性,可以独立行使职权,并能主要以自己的名义单独对外行文。这事全宗构成的基本条件。
② 在财务上具有独立性,是一个会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划。
③ 在人事上具有独立性,设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。
c.立档单位的变化和全宗的划分
省级机关:
地市县级机关
d.联合全宗、全宗汇集、档案汇集、全宗群的概念
联合全宗:在某些特殊情况下,若干互有联系的独立机关形成的档案,可以构成一个全宗,成为联合全宗。
全宗汇集:也称为汇集全宗。是为了便于集中管理将若干性质相近,档案数量不多或不完整的小全宗暂时汇集在一起,作为一个全宗进行管理、保存。
档案汇集:是由不知所属全宗的零散残缺文件,按照一定的特点集中起来的混合体。
全总群:是在实践或内容上具有一定联系的若干全宗的有机群体。
2.全宗内档案常用的分类方法和应用
a.年度分类法  按档案文件形成的自然年度或专业年度分成各个类别
b.组织机构分类法   按立档单位的内部组织机构对档案进行分类
c.问题分类法  事由分类法,按档案文件内容涉及的问题(主题)对档案分类
d.复式分类法  联合分类法,或分类法结合,年度——组织机构分类法;年度——问题分类法;组织机构——年度分类法;问题——年度分类法。
3.档号及编制方法
档号是全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件所在页号或件号单位合称。通常简称为全宗号、目录号、卷号、页号或件号。


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