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湖北谨实与您分享如何对电子文件进行组盘?

电子文件的存储载体一般有磁盘、磁带、光盘。其中光盘具有存储容量大、运行速度快、存储稳定性较好、只读光盘防删改等优点。由此,目前光盘是存储电子文件的较佳载体。为了方便管理和查找利用,对于脱机保存的电子文件需要按一定的规则组合到同一光盘中,简称“组盘”。常用VCD光盘可存储640M字节,DVD光盘容量可达VCD光盘的7-30倍,由于DVD光盘容量大且技术和标准日趋成熟,因此,电子文件的脱机保存应当采用只读的DVD光盘,即DVD-R。

虽然组盘和传统的纸质文件组卷在概念和方法上有很大的区别,但是也应当从保持文件的自然联系和方便管理利用出发,遵循一些基本规则:一是将同一保管期限的文件组合,以便于按不同期限定期拷贝光盘,以延长电子文件的保管寿命;二是将同一密级的文件组合,以便于保密管理;三是将同一部门的文件组合,以便于查找利用和复制。四是将同一档案类别、同一工程项目、同一设备项目的文件尽量存储在同一光盘上,以方便利用。五是按规范著录规则建立盘内文件目录,并将电子文件与相关条目建立链接关系,以便查找目录时立即能调阅相应的电子文件。六是如果盘内有非通用格式的电子文件,应当将相应的运行软件一并存入该盘内,以便电子文件的打开和阅读。

盘内文件的组合也应当采用文件夹管理方式,文件夹的设置规范可根据以上组盘原则由各单位自行设定。现以基建工程档案为例,推荐以下的组盘方法:
1、从工程类电子文件的特点出发将存储标准规定为以下三种格式:
A类:原设计存储文件格式,满足档案原始性要求,保留所有设计信息,主要用于今后技术改造中修改图纸时再利用,规定为DWG、RTF、XLS格式;
B类:经转换,用于归档浏览、还原打印的文件格式,从而保证在档案部门计算机环境下能被准确地还原成纸质文件,并用于在线检索。规定为PDF、TIFF group 4格式;
C类:非常用软硬件环境下的文件转换成为的中间文件格式,当需要时可转换成设计可用的文件格式。规定为DXF、TXT格式,设计单位在提供纸质资料的同时,必须同时提供两种格式的电子文件即B类文件+A类文件或B类文件+C类文件。

2、每张光盘内的文件夹按以下方法设置:
(1)根目录下存储说明文件README.TXT:用于说明该光盘的整体信息,如光盘编号、工程名称、设计单位、光盘制作单位、光盘制作时间等;
(2)根目录下存储辅读信息文件ASSIST.TXT:用于列出读取光盘内各种格式电子文件的环境信息,如:光盘使用的硬件型号、软件名称、版本等;
(3)根目录下存储目录文件CDDOC.XLS:用于存放光盘内电子文件详细目录清单,描述每个盘内电子文件的特征信息,即著录信息;
(4)设置子目录DATA:用于存放PDF、TIFF等B类文件;
(5)设置子目录DATAB:用于存放DWG、DXF、RTF、XLS、TXT等A类和C类文件;
(6)设置子目录OTHER: 用于存放相关字库、符号库、数据字典、外部参考等保证文件准确还原的环境文件及其他说明文件等。

3、制定电子文件安全管理措施。包括要求电子文件制作单位保证移交的电子文件是完整的、真实的;保证两种格式电子文件与相应纸质文件内容、版式是一致的;档案部门接收后保证在保管期间不失真。其次由于只读光盘具有不可更改、不可重写和不可擦除的特性,因此选用只读光盘作为电子文件交换的载体,要求制作单位将两种格式的电子文件刻录到只读光盘上移交给档案部门,光盘背面特制清晰的、不易被擦除的光盘编号、制作单位标记及责任人手写签名。此外,制作单位还须打印归档电子文件清单,由交接双方验收签字后各持一份作为交接凭证。

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