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湖北谨实提高文书档案质量 规范公文处理工作


公文是机关按照特定的体式、经过一定处理程序形成的文件材料,是传达工作意图、联系公务与记载工作活动的一种工具。公文处理是指公文的办理、管理、整理归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作水平关系着单位形象,体现着人员素质,反映着办事效率,是机关工作水平的标志和对外的窗口。文书档案是档案信息资源的重要组成部分,文书档案的形成过程也是公文处理工作的最后一个环节。文书档案由公文转化而来,是具有查考、保存价值的公文,是经过分类组合的公文。因此,要提高文书档案的完整率、准确率,使文书档案达到标准化、规范化的要求,必须从公文处理的各个具体环节抓起。     
一、健全规章制度,从源头保证公文材料质量      
健全和完善覆盖公文处理各个环节的配套制度,严格按照程序规范运作,才能有效地防止公文运行中的漏洞,保证公文质量。为确保公文处理工作的标准规范,省科协根据《山东省党的机关公文处理暂行规定》,结合本单位实际制定了《山东省科协机关公文处理细则》,对科协常用公文种类、格式、规则、起草、校核、签发、印制、送发、办理以及归档和档案管理等环节都作出了明确规定,提高了公文处理的规范化程度和可操作性。      
二、层层把关,确保文书档案标准化、规范化      
文书档案反映机关主要职能活动情况,今天的文书档案即是明天的历史文献,要抱着尊重历史的态度做好公文的校核、签发、印制等各个环节,保证文书档案的标准化、规范化。      省科协常用公文种类10种,发文字号9个,每一类文种和文号的使用范围都有明确规定,同时对公文格式,从版头、份号、密级直至主题词、印制版记等内容,都做了具体、严格的规定。此外,根据党、政公文格式的区别,对省科协公文纸张规格、上报份数等均作了详细界定。具体工作中,凡是以省科协及省科协办公室名义上报下达的文件,都归办公室统一审核后才能送领导签发,未经审核把关的材料一律不予编号和制发。为保证文书档案内容的完整性,在审核、校对文稿内容的同时,还审核文稿的附件材料是否齐全,文稿格式是否符合标准化、规范化的要求。为便于日后查阅文书档案,对要制发的文件按序号严格进行登记,不重号、漏号,确保文件编号的连续。      
三、严格公文办理程序,及时全面整理归档      
公文的办理程序是个严密的体系,从程序上看,要经过公文的签收、登记、批办、承办、催办等过程,才能将一份公文办理完毕收集归档,但是“存档意识”要贯穿于整个公文处理的全过程。要严格按照公文办理程序,收文及时登记,传递公文迅速及时,承办公文及时办结,在这一过程中,具体承办人员要随时收集有关资料,每办完一项工作后,都要及时根据文书档案保管期限表,对公文的类别、保管期限进行初步分类,为下一步正式整理归档做好准备。      为全面反映机关工作活动状况,涉及相关工作的公文等文字材料要尽可能做到全面,每一个重要环节,每一个必要文件、必办的审批手续等没有遗漏。不仅注重收集有正式文号的红头文件,还加强对重大活动、重要会议、工作计划、责任书等其他反映机关重要工作的文件材料的收集整理。公文的底稿反映着起草阶段的思考过程,底稿和正文要一起存档;向上级机关报送的请示和给下级的批复也要和相应的批复及请示放在一起,形成完整的文书档案,以便于日后文书档案的查阅者全面了解情况。同时也要注意归档材料的“精”,即在收集的公文材料在完整体现工作情况的前提下,不能太多、太杂,把不必要的东西尽量清除。      
四、加强联系协调,共同做好公文归档工作      
机关各部室是公文处理工作的具体执行者,是文书档案的形成者,加强与各部室的联系、协调是保证文书档案前期质量的一项重要工作。目前机关各部室均有一名兼职档案员,负责本部室日常形成的公文材料的收集、积累、管理工作。做好平时的跟踪指导及立卷归档前的指导、监督、检查工作,就能对公文材料的形成、办理及整理归档的各个环节进行有效控制,这样就能保证公文材料归档的质量。 


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