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数字档案管理

档案扫描仪的选择及注意事项

     

扫描仪的选择

 

 

 

扫描操作员对整理好的档案资料,根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描仪,具体对不同纸张档案扫描的处理工艺如下:

 

①普通纸张:采用高速扫描仪进行连续高速扫描。

 

②破损纸张:如一般破损,将破损纸张夹入透明塑料薄膜内,调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描。如破损严重,且极不平整,则采用平板扫描仪完成。

 

③字迹较浅(如铅笔字):如采用黑白二值扫描应调节扫描临界值(阈值),拉大字迹与原稿的反差。

 

④装订成册档案:采用高速不拆卷黑白扫描仪,节省档案拆装时间,防止档案错乱。

 

⑤灰度、彩色页:采用平板扫描仪,调整具体模板参数,保证扫描质量。

 

 

 


扫描过程中的注意事项

 

不同年代、不同装订形式、不同技术要求的档案资料要采用不同型号的扫描仪和扫描工艺。

 

STEP1:

◈使用扫描仪扫描图像时,应先进行试扫,调整扫描仪参数,以使扫描后的图像清晰,尽量无黑边。

 

STEP2:

◈工作时要小心谨慎,严禁撕毁、遗落或销毁档案资料,以及将档案资料带离现场。

 

STEP3:

◈逐页扫描时要仔细地核查档案页码,如发现存在漏编、错编页号的情况,需及时补编、改编页号。

 

STEP4:

◈遇到因扫描仪故障导致的纸张卡纸或撕纸,必须小心取出破损的纸张,将其粘贴复原。

 

STEP5:

◈一件资料扫描完成后,必须及时核对首尾页是否正确,扫描图像与原档是否一致;对图像出现的歪斜、黑边进行处理。

 

STEP6:

◈一批资料扫描结束后,必须核对该批资料中的扫描文件份数是否与档案资料的结果一致,如不一致,要仔细核对,找出原因及时更正。

 

STEP7:

◈较薄纸张(如信纸、便笺纸),应在纸张下加入白色打印纸作衬,调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描;破损纸张,先进行修复再扫描。将修复后的纸张夹入透明塑料薄膜内,调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描。对于原件破损严重的修复资料,则采用平板扫描仪完成。

 

STEP8:

◈底灰较深的纸张(如草浆纸、油印纸),如采用黑白二值扫描应将扫描对比度及亮度适当调低,如采用灰度扫描,也应注意适当调值。

 

STEP9:

◈字迹较浅的资料(如铅笔字),如采用黑白二值扫描应调节扫描临界值(阈值),拉大字迹与原稿的反差,效果不理想采用灰度扫描时也应注意调值。

 

STEP10:

◈如纸张幅面较长但幅宽不超过A3,可采用扫描仪长纸扫描功能,根据纸张状况设定合适的扫描幅长即可。如纸线幅宽超过A3,则采用宽幅扫描设备进行扫描,或者分区扫描后进行图像拼接,拼接成一个完整的图像。

 

STEP11:

◈扫描分辨率至少采用300DPI。若档案原件质量较差,应提高扫描分辨率,以使扫描资料能够满足计算机字符识别软件(OCR软件)智能识别的需要。

 

STEP12:

◈扫描文档的数量和存储顺序与原档案资料的数量和顺序一致。


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