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湖北谨实第三方评估咨询有限公提供上门服务

 湖北谨实第三方评估咨询有限公司是一家从事第三方现代化服务的综合性企业,旗下的武汉谨实博艾科技有限公司和武汉市凯信博实档案管理有限公司是从事档案目标管理达标升级、各门类专业档案归档,各项专项工作检查资料整理的专业服务公司,2015年至今,档案整理客户已有二百九十多家(仅2019年就有超过140多家),本公司在本地区的档案整理市场占有率达到90%以上。
目前档案市场竞争已经不是单纯的产品质量的竞争,更是服务的竞争,如何让客户一旦选择了我们,就能放心,无后顾之忧,才是我们为客户服务最为重要的任务和责任。良好的客户服务不仅能为公司赢得更大的市场,更好的经济效益,还能留住客户,让客户成为我们公司忠实的“粉丝”,只要提到“档案”二字就能想到湖北谨实。

为了带给客户更高品质高质量的客户服务,现将本公司售后服务团队扩大,将吸纳专业的档案整理,系统维护人才,不定期的回访,为了给客户更加完善的服务,特制定以下工作方案:

一、人员配置(由于本方案只是初步提出,还需一段时间试行,且很多单位目前刚刚验收达标,各单位的档案比较规范,小组都忙于赶行政执法的单子,所以目前只需配置两个小组人员,后期方案试行通过,可再成立更多的服务小组上门服务)。
1、两个上门服务小组(每组两人,包含档案整理人员1人,系统专业人员1人)。
具体要求:1、系统录入人员必须熟悉本公司科怡系统操作,遇到任何档案系统操作问题都可以即时解决,给客户留下专业的印象;2、档案整理人员必须非常熟悉档案整理的流程和标准,能够处理档案整理中出现的各种问题,熟知不同单位的不同整理标准;
3、小组成员互相配合,及时解答客户提出的各类档案相关问题,发现客户档案问题及时反馈及时解决,认真完成档案检查和后期维护工作,做到让客户满意;

二、服务小组上门服务流程:
1、三室检查:检查门窗、通风遮光完好,消防安全、监控、防虫药、温湿度完备有记录,“十防”建设标准规范,档案盒摆放整齐有序。

2、检查硬件的配置:档案达标配置的相应的防盗网、防紫外线窗帘、空调、防磁柜、除湿机、灭火器、烟感报警器的检查等。(如在我公司购买的硬件设施可在一年内免费更换)。

3、档案管理系统检查:要求电脑正常使用、未联网,科怡系统数据完整正确,档案查借阅记录完整规范。

4、已上架档案抽查:
(1)档案整理:包括文件材料分类方案、归档范围和保管期限、                            立卷说明;
(2)档案鉴定:档案资料的鉴定;
(3)档案保管:安全检查、档案破损情况调查与修复(抢救)、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明;
(4)档案统计:档案基础统计台账、基本业务统计;
(5)档案利用:档案借阅利用、检索工具的使用方法;
(6)档案新技术的应用:科怡档案管理系统的使用、电子档案创建和应用、数据格式说明等。

5、积极与客户沟通:在检查工作完成后,主动与客户沟通,解答客户的疑难问题,及时反馈检查工作中出现的问题,给出合理化的建议。

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服务体系:完善服务后,可以介绍我们公司与其它公司的优势,如甲级资质,质量管理体系认证(如GB/T 19001-ISO 9001)、职业健康安全管理体系认证(如GB/T 28001)、信息安全管理体系认证(如GB/T 22080-ISO 27001等、公司还专门聘请了30多年从事档案工作经验,并拥有省级档案管理资质证书的技术老师,专门培训指导档案数字化整理工作,有专业的系统技术员,有专业的档案培训技术总监等。

7、上门服务反馈表:上门服务人员必须认真填写上门服务的具体内容及服务时间、发现的问题的解决办法,并与客户交接清楚相关事项,请客户签字确认,并填写客户满意度反馈表。

三、上门服务周期
上门服务周期暂定为一个月(即每个单位一个月上门对接服务一次),目前新增档案客户200家,配备两个上门服务小组,计划每天上门服务六至七家单位,每月工作日22天,可以将所有客户上门对接服务一次(如有客户临时要求上门服务,可另作安排)。


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